Cuándo empieza la obligación
La confusión más extendida en este terreno es creer que existe un umbral de ingresos por debajo del cual no hay obligación alguna. No es así, y la creencia genera regularizaciones costosas años después.
El criterio determinante en el impuesto sobre la renta es que exista una actividad económica, entendida como la ordenación por cuenta propia de medios de producción o de recursos humanos con la finalidad de intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios. No hay cifra en esa definición.
Lo que sí existe son debates sobre el encuadramiento en Seguridad Social cuando la actividad es marginal, un terreno con criterios administrativos y jurisprudenciales que conviene consultar con un profesional en cada caso concreto y que en ningún caso puede resumirse en una cifra publicada en un foro.
La regla práctica prudente es que, en cuanto la actividad genera ingresos con regularidad y se organiza para obtenerlos, procede plantear el alta y no esperar a un umbral que no está escrito.
- Quién hace qué
- Quien desarrolla la actividad presenta la declaración censal de alta ante la Agencia Tributaria y solicita el encuadramiento ante la Tesorería General de la Seguridad Social. Son dos trámites independientes.
- Quién paga a quién
- El obligado soporta la cuota tributaria correspondiente y la cotización que resulte del sistema aplicable. Cuando el pagador está establecido en España, practica retención a cuenta; cuando no lo está, no la practica.
- Quién asume el riesgo
- Quien no se da de alta asume riesgo de regularización con recargos e intereses, que crece con el tiempo. La ausencia de retención aumenta ese riesgo porque no existe ningún importe adelantado a cuenta.
- Quién responde ante la ley
- La obligación de declarar recae sobre quien percibe el rendimiento, con independencia de dónde esté establecido el pagador y de si ha practicado retención.
Método. Ficha analítica de orientación general sobre el mapa de trámites. No sustituye el asesoramiento fiscal ni la consulta de la información oficial publicada por cada administración.
Dos trámites distintos que se confunden
El alta censal ante la Agencia Tributaria. Es la declaración de inicio de actividad, con la elección del epígrafe correspondiente y las obligaciones periódicas que de ella se derivan. Es de naturaleza tributaria y se realiza mediante el modelo censal correspondiente.
El encuadramiento en la Seguridad Social. Es un trámite distinto, con su propia normativa, y determina la cotización y la cobertura. Se realiza ante la Tesorería General de la Seguridad Social.
Se tramitan por separado, con plazos propios, y una parte de los problemas de los primeros años nace precisamente de haber hecho uno y no el otro. Ambas administraciones publican en sus sedes electrónicas la información oficial sobre estos trámites.
El error más caro: la ausencia de retención
Aquí se concentra el problema más costoso de los primeros años de actividad en este sector, y merece formularse con claridad.
Cuando un pagador establecido en España abona rendimientos de determinadas actividades profesionales, practica retención a cuenta del impuesto. Cuando el pagador es una entidad no establecida en España, que es la situación habitual con plataformas internacionales, no practica esa retención.
La ausencia de retención se percibe con frecuencia como una señal de que el ingreso «no está declarado en ningún sitio» y de que, por tanto, no genera obligación. La conclusión es exactamente la contraria: la obligación de declarar recae íntegramente sobre quien percibe, y sin retención practicada no hay ningún importe adelantado a cuenta, de modo que la cuota se paga completa en la declaración.
El efecto acumulativo es que un primer año con ingresos de plataforma no declarados produce una deuda que crece con recargos e intereses y que aparece cuando la información llega por otras vías.
Qué exige
- Que se califiquen como rendimientos de actividades económicas los derivados de la ordenación por cuenta propia de medios de producción o recursos humanos con la finalidad de intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios.
- Que esos rendimientos se declaren con independencia de la residencia del pagador y de que se haya practicado o no retención a cuenta.
- Que los gastos deducidos guarden correlación con los ingresos y estén debidamente justificados y registrados.
Qué no cubre
- No establece un umbral de ingresos por debajo del cual no exista obligación de declarar la actividad.
- No regula el encuadramiento en la Seguridad Social, que sigue su propia normativa y se tramita ante una administración distinta.
- No resuelve el tratamiento en el impuesto sobre el valor añadido de los servicios prestados a entidades no establecidas.
Quién vigila
- La Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Matiz
La ausencia de retención por parte de un pagador no establecido en España no elimina la obligación de declarar, y además implica que la cuota se satisface íntegra en la declaración.
Qué obligaciones periódicas aparecen
Sin entrar en el detalle que corresponde a un asesor, conviene conocer el mapa general para poder preguntar bien.
- Declaraciones periódicas derivadas del alta censal, cuyo contenido y periodicidad dependen de la actividad y del régimen aplicable.
- Declaración anual del impuesto sobre la renta, con los rendimientos de la actividad y los gastos deducibles debidamente justificados.
- Obligaciones en materia de impuesto sobre el valor añadido, que en este sector se complican por la prestación de servicios a entidades no establecidas y por el régimen de localización aplicable.
- Cotización conforme al sistema vigente, con la particularidad del sistema de cotización por rendimientos reales.
- Conservación de justificantes, que es la obligación menos vistosa y la que decide el resultado de cualquier comprobación.
Gastos deducibles: el terreno de la prueba
En una actividad donde el equipo, el espacio y a veces el propio consumo son parte del contenido, la delimitación de los gastos deducibles es más difícil que en otros sectores y genera buena parte de las discrepancias en comprobación.
El criterio general exige correlación con los ingresos, justificación documental y registro. Los tres elementos deben concurrir, y el que falla con más frecuencia no es el primero sino los otros dos.
Hay categorías especialmente discutidas en este sector: el equipo de grabación con uso mixto, el vestuario, los viajes con componente personal, el espacio de la vivienda destinado a la actividad y los productos adquiridos para su aparición en contenido. En todas ellas, la posición de partida de la administración suele ser exigente y la documentación previa es lo único que sostiene la deducción.
Este análisis describe el marco y no sustituye a un asesor fiscal, que en esta materia es una inversión con retorno directo.
Persona física o sociedad
Una pregunta recurrente que suele responderse mal, en ambas direcciones.
La constitución de una sociedad no es una herramienta de ahorro fiscal automática. Introduce costes de constitución y mantenimiento, obligaciones contables y mercantiles adicionales, y una separación entre patrimonio societario y personal que tiene consecuencias en la retribución del socio que trabaja en ella.
Tampoco es una figura reservada a grandes volúmenes. Su conveniencia depende del nivel y la estabilidad del beneficio, de la estructura de gastos, de la existencia de socios o de equipo, y de la planificación a medio plazo.
Lo que sí es cierto siempre es que la decisión debe tomarse con números propios y con asesoramiento, y no por comparación con lo que ha hecho otra persona cuya situación se desconoce.
Una obligación que se resuelve mejor antes que después
La regularización tardía es, en este sector, un problema recurrente y evitable. No procede de una intención de defraudar sino de una lectura equivocada de la ausencia de retención y de la creencia en umbrales que no existen.
Ordenarlo desde el principio cuesta poco. Ordenarlo tres años después cuesta mucho, y el coste no es sólo económico: es también el descubrimiento de que una parte del ingreso que se consideraba disponible nunca lo fue.